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¿Qué es un webinar? Cómo atraer y educar a tu público

Un webinar (una combinación de las palabras “web” y “seminario”) es un taller, conferencia o presentación en vídeo que se realiza en línea utilizando un software de seminario web. A menudo relacionados con los negocios, estas sesiones pueden ser utilizadas para compartir conocimientos, ideas y actualizaciones con personas de todo el mundo. Los webinars también pueden ser aprovechados para construir y nutrir relaciones, construir autoridad alrededor de una marca o hacer una demostración de un producto.

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¿Qué es un webinar y cómo funciona?

Un webinar (una combinación de las palabras “web” y “seminario”) es un taller, conferencia o presentación en vídeo que se realiza en línea utilizando un software de seminario web. A menudo relacionados con los negocios, estas sesiones pueden ser utilizadas para compartir conocimientos, ideas y actualizaciones con personas de todo el mundo. Los webinars también pueden ser aprovechados para construir y nutrir relaciones, construir autoridad alrededor de una marca o hacer una demostración de un producto.

Ser anfitrión de un evento en línea es muy diferente a ser anfitrión de uno físico. Mientras que alquilar un lugar y contratar una empresa de catering no es necesario, planear y organizar tu propio webinar es más fácil de decir que de hacer.

Al mismo tiempo, los beneficios de ser anfitrión de un webinar son virtualmente ilimitados.

¿Cuál es el propósito de un webinar?

Desde la capacitación interna hasta la captación de clientes potenciales, los marketers de todas las industrias utilizan los webinars para todo tipo de propósitos.

No importa en qué industria estés, a continuación encontrarás algunas de las muchas maneras en las que puedes usar un webinar.

Presentar tu más reciente producto

No tiene mucho sentido esperar que todos tus clientes reserven un vuelo a tu conferencia cada vez que se lanza un nuevo producto. Sin embargo, pedirles una hora de su tiempo en línea para mostrar tu última creación es mucho más manejable.

Los webinars de productos son una oportunidad para que consigas que todos, desde tus clientes potenciales hasta los evangelistas de tu marca, estén en un mismo lugar. No sólo estás ahí para educar a los inscritos en las últimas actualizaciones, sino también para responder a las preguntas.

Tomarse el tiempo para discutir con tus espectadores y responder a cada pregunta que hagan puede asegurar a los clientes actuales que están en buenas manos y, al mismo tiempo, empujar a los clientes potenciales hacia la compra.

Posicionarte como un experto

Organizar un webinar sobre un tema – ya sea relacionado con la forma de codificar un sitio web o sobre la salud mental – pone al presentador en un pedestal virtual. Mientras que algunos de esos inscritos eligen asistir para recibir apoyo, muchos de los asistentes están sintonizando para escuchar lo que tu tienes que decir como líder de pensamiento.

Incluso si tu webinar es gratuito, te darán su información de contacto y tiempo de su día para escuchar lo que tienes que decir. Los inscritos confían en que tú les está dando información valiosa, única e interesante.

Atraer a tu audiencia

A diferencia del marketing de medios sociales o los anuncios publicitarios, los webinars tienen un poder diferente sobre su audiencia: el poder de la escasez.

Los mensajes de los medios sociales están aquí para quedarse, y los anuncios son difíciles de quitar. Pero los webinars prometen un valor por encima de las tácticas de marketing tradicionales, y ese valor es mucho más único.

Llegar tarde, irse temprano u olvidarse de asistir a tu webinar significa que a tu espectador – prospecto, cliente potencial o cliente – le falta algo. Otros asistentes ahora saben algo que él no sabe, y la persona que se lo ha perdido lo va a sentir.

Incluso si eliges grabar tu webinar y publicarlo en una fecha posterior, es como si tu espectador eligiera ver una serie viral en Netflix meses después de su emisión. Estarán al tanto, pero solo después de que todos los demás lo estén. Además de eso, no tendrán la oportunidad de hacer preguntas o responder a las de los demás, dejándolos en la oscuridad cuando se trata de la interacción.

Los webinars están pensados para ser una reunión viva y atractiva. Perderse uno puede significar más que perderse un video.

Generar nuevos prospectos

Sin prospectos, no hay negocio. Los prospectos pueden ser generados por los marketers de muchas maneras, pero atraer prospectos de alta calidad es su principal objetivo.

Los webinars que se refieren a temas relevantes para su negocio son una gran manera de generar clientes potenciales de alta calidad. ¿Por qué?

Las personas que ven que estas promocionando tu webinar probablemente se aventurarán a tu página de aterrizaje y se comprometerán con tu formulario al registrarse para el evento. Estas personas te dicen que están interesadas en lo que sea que tengas que decir.

Algunas personas pueden accidentalmente hacer clic en un enlace o descargar un recurso y ser incluidas en tu lista de clientes potenciales, pero aquellos que toman la acción de registrarse y asistir a tu webinar son de la más alta calidad.

¿Qué características puede tener un webinar?

El propósito de un webinar depende del anfitrión, pero las opciones a elegir son amplias. Esto significa que las herramientas que utilices para lanzar tu webinar tienen que ser lo suficientemente flexibles como para proporcionarle características que mantengan a tu audiencia involucrada, sin importar el tema.

A continuación se presentan algunas de las características que ofrecen la mayoría de las herramientas de webinars. Aprende cómo puedes aprovecharlas mientras organizas tu propio webinar.

Chat

Involucrar a un público grande o pequeño puede hacerse de diferentes maneras, pero uno de los métodos más simples es habilitando el chat de texto.

Hacer esto permite a tu audiencia hacer preguntas relacionadas o responder a las preguntas que tu les indiques. Sin estar en la misma sala, es difícil captar la atención del presentador con una pregunta o una respuesta, pero el chat de texto en las herramientas de los webinars lo hace posible.

Y, al igual que la pregunta que se aborda en una reunión tradicional, responder a las preguntas que tu audiencia tiene construye la confianza y la autoridad.

Presentación de diapositivas

Hacer un webinar atractivo puede ser difícil. Si tu webinar es educativo de una forma u otra, considera tener a mano unas diapositivas para mostrar a tu audiencia mientras presentas.

Tener una presentación también te permite ofrecer una agenda clara a tus espectadores, fomentar el compromiso y da a la audiencia algo que llevarse.

Grabación

Tradicionalmente, los webinars se realizan en vivo para que la audiencia pueda hacer preguntas al presentador y obtener respuestas en tiempo real.

Aunque ver un webinar pregrabado se vuelve menos atractivo, la información que se presenta o se discute puede ser vista por aquellos que se perdieron la versión en vivo, puede ser referida más tarde por su audiencia, o grabada con un invitado que no puede llegar a la hora programada. También pueden celebrarse más de una vez si tienes un tema recurrente.

Compartir pantalla

Si tu tema requiere una demostración, las funciones de pantalla compartida en las herramientas de los webinars serán muy útiles. Los espectadores podrán ver exactamente las acciones que estás realizando en tu pantalla y seguirlas por su cuenta si es necesario.

Compartir la pantalla también puede ser útil más allá de las demostraciones. Si estás compartiendo un video o una presentación de una manera no tradicional, la pantalla compartida es una manera de mostrar a tu audiencia lo que estás viendo.

Además, si está demostrando más de un proceso o utilizando más de una herramienta o archivo, la pantalla compartida suele ser más eficaz que las capturas de pantalla para los espectadores.

Pizarra

Si está explicando un tema complejo y quieres hacerlo en directo, el uso de una función de pizarra te permite y a otros anfitriones tomar notas, ilustrar ideas con dibujos o dibujar flechas para demostrar un proceso.

Al igual que en un aula, la función de pizarra que ofrecen algunos programas de webinars permite que el público se sienta como si estuviera a su lado y le da una idea más clara del tema.

Encuestas y sondeos

Hacer que tu público responda a una pregunta en un chat de texto puede ser un poco caótico, especialmente cuando tu público es numeroso.

Proporcionar encuestas durante el webinar te permite dar opciones para que tu audiencia elija, y mantiene los resultados organizados en un solo lugar. Las encuestas y sondeos le dan a tu público una forma fácil de comprometerse con tu presentación y responder de una manera rápida y ordenada.

Desafíos de los webinars

Los beneficios de hacer un webinar son abundantes, pero tampoco vienen sin sus propios desafíos.

Desde atraer a la gente a su evento, lograr una gran asistencia hasta mantenerlos comprometidos. A continuación se presentan algunos de los desafíos más comunes que los anfitriones de los webinars enfrentan y cómo resolverlos antes de que surjan.

Problemas técnicos

Los webinars tienen un conjunto único de desafíos, pero las cuestiones técnicas son universales en todas las industrias, actividades y personas de todo el mundo.

Si estás organizando un webinar, el mayor desafío para el que te tendrás que preparar es el de las dificultades técnicas. Desde la conexión a Internet hasta el software de webinar, el número de diferentes problemas que enfrentarás no tiene fin.

Solución

Prepárate con antelación haciendo pruebas. Primero, comprueba tu entorno: la estabilidad de Internet, la posición de la cámara, la iluminación y la prueba de sonido deben ser probadas antes de lanzar tu webinar al menos un día antes.

En segundo lugar, comprueba tu tecnología: la facilidad de uso de tu herramienta de webinar, las opciones de chat, las características de las encuestas y sondeos, el uso compartido de pantalla y las presentaciones de diapositivas deben ser revisadas al menos un día antes del evento y de nuevo una hora antes de la emisión.

Por último, comprueba tu audiencia. Asegúrese de que tus participantes entiendan cómo utilizar cada una de las funciones que se les exigirá de antemano.

Promoción

Si un árbol cae en un bosque y no hay nadie cerca para escucharlo, ¿hace un sonido? Si se emite un webinar y nadie asiste, ¿alguna vez tuviste un webinar? La respuesta a esa segunda pregunta es definitivamente “no”.

Preparar un webinar no significa nada si nadie ve u oye lo que tienes que decir. La mayoría del éxito de tu webinar vendrá de las promociones, como lo haría el éxito de cualquier evento.

Promocionar en el momento equivocado en los canales equivocados no te dará prospectos de alta calidad. Puede que ni siquiera te consiga una audiencia.

Solución

Sin duda, asegúrate de promocionar tu webinar

Dependiendo del tema y del anfitrión o anfitriones, hay diferentes maneras de hacerlo. Por ejemplo, si el webinar que está transmitiendo es de liderazgo de pensamiento genérico, incluso los anuncios de banner pagados podrían conseguirte la audiencia que buscas.

Pero si estás transmitiendo una demostración en vivo del lanzamiento de tu último producto, entonces las campañas de correo electrónico serían una apuesta mucho mejor. En términos de tiempo, comienza unas cuatro semanas antes de la transmisión, no demasiado lejos del evento para ser irrelevante, pero no demasiado cerca para que la gente se sienta como si fuera demasiado tarde.

Y, sin importar el tema que presente, comparte tu evento en las redes sociales. Cuanto más alcance tenga tu página de aterrizaje, más probable es que se consigas prospectos calificados. No hay razón para no promocionar en las redes sociales: es gratis, es fácil, y es una gran manera de llegar a una mayor audiencia.

Una semana antes del webinar, sube la apuesta de tu promoción.

El 33% de las inscripciones se producen el día anterior al seminario web.

Fuente: GoToWebinar

No olvides enviar a tus inscritos un recordatorio el día anterior e incluso una hora antes de la emisión.

Mantener a tu audiencia comprometida

Nuestra capacidad de atención es más corta que nunca, lo que significa que si hay una forma de perder la concentración, lo haremos.

Mantener la atención de alguien en una reunión o presentación tradicional es una cosa, pero hacerlo virtualmente es otro obstáculo que hay que superar.

Solución

El formato de tu seminario web determinará la dificultad de este primer paso, pero una de las cosas que mantiene a la gente involucrada es incluirlos en su conversación.

Si hay una forma de incorporar el levantamiento de la mano, unas preguntas frecuentes, o encuestas en su presentación, hacerlo mantendrá la atención del espectador más tiempo que si estuviera escuchando a una persona hablar durante toda la sesión. La oportunidad de participar puede ser muy importante.

Además, haz que el aspecto visual de tu seminario web sea atractivo y emocionante. Ya sea que eso signifique usar GIFs animados, imágenes o videos, los activos visuales que pueden ayudar a explicar lo que está hablando y captarán la atención de tu audiencia.

Finalmente, debes saber que la cámara web es una necesidad para el presentador. Incluso con todas las herramientas y métodos anteriores, escuchar una presentación sin ver al presentador llevará a la gente a abandonar tu seminario web en poco tiempo. Muéstrate para que tengas la oportunidad de hacer una conexión real con tu audiencia.

Medir el éxito

Lo que no se mide no se puede mejorar

William Thomson Kelvin

La mayoría de los swebinars que las empresas emiten son gratuitos. Si no está ganando dinero durante o inmediatamente después de su webinar, ¿cómo se mide el éxito?

Solución

Empieza con tu objetivo: ¿qué esperas conseguir con este webinar? Las respuestas podrían ir desde el conocimiento de la marca hasta la generación de ingresos. Cualquiera que sea la respuestar, establece un indicador clave de rendimiento (KPI) para ella.

La forma en que determine el éxito debe establecerse mucho antes de que se inicie el webinar. Los KPI comunes de un webinar podrían incluir el índice de asistencia, el aumento del tráfico de su sitio o el número de prospectos calificados.

Tips para crear un webinar efectivo

Se pueden aprovechar los beneficios de los webinars y se pueden resolver los desafíos que surgen, pero no importa lo bien que se preparen, su éxito nunca está garantizado.

Si está transmitiendo un webinar por primera vez o no ha visto los resultados que le gustaría en webinars anteriores, asegúrese de usar estos tips.

Conoce tu propósito

Los webinars se transmiten por muchas razones diferentes, dependiendo de los objetivos de la empresa que los organiza.

Una de las primeras cosas que hay que hacer cuando se planifica un webinar es identificar esos objetivos, y luego establecer los indicadores clave de rendimiento (KPI) para que usted y su equipo puedan determinar el éxito del webinar cuando éste termine.

Una vez que su objetivo y los KPIs están establecidos, es hora de concentrarse. ¿Qué estás tratando de proporcionar a los demás?

¿Estás compartiendo conocimientos en torno a una persona, idea o herramienta? ¿Cómo puedes presentar eso a una audiencia de una manera que sea concisa, informativa y útil? Al igual que cuando se cuenta una historia, tu webinar debe estar estructurado para mantener su presentación atractiva y organizada para tu audiencia.

No sólo elijas un título que llame la atención o que capture su punto débil, asegúrate de que realmente describa el tipo de contenido que presentará el seminario. No importa cuán inteligente sea el título, crear falsas expectativas pone en peligro tu reputación.

Ensaya

Los anfitriones de webinars que creen que pueden improvisar toda su presentación, son los mismos que no ven mucho éxito después.

Como en cualquier presentación, la preparación es crítica, especialmente cuando las personas a las que se les presenta son personas que se espera que se conviertan en clientes.

Asiste a otros webinars

Los buenos artistas copian, los grandes artistas roban. No importa qué tipo de artista seas, asistir a otros webinars puede inspirar ideas que de otra manera no tendrías.

Encuentra unos cuantos webinars con anfitriones experimentados y ten un bolígrafo y un papel listos para tomar notas.

Presta atención a la forma en que interactúan con su audiencia, la forma en que enmarcan sus preguntas e incluso la forma en que se presenta la página de aterrizaje del webinar. Trabaja para implementar todo lo que aprendas en tu propio webinar.

Al mismo tiempo, debes estar atento a las cosas que no te gustan. Cualquier cosa que el presentador hizo incorrectamente o dijo que salió mal son cosas que puedes practicar evitando si tomas nota de ellas.

Las mejores herramientas de webinars

En este artículo puedes encontrar mis recomendaciones de las 12 mejores plataformas de webinar para llevar tu negocio al siguiente nivel.

¿Listo para empezar?

El potencial que puede alcanzar tu webinar va más allá de tu propia imaginación. Pero es imposible que un webinar exceda las expectativas sin prepararse adecuadamente.

Al igual que cualquier otro esfuerzo de marketing, es fundamental que tus objetivos se establezcan claramente, la forma en que medirás el éxito de tu webinar se determine de antemano, la promoción esté presente en los canales adecuados, y tu y otros presentadores estén bien preparados antes de que comience el espectáculo.

Por Sebastian Perez

Consultor de tecnología y negocios para emprendedores y startups

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