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Cómo organizar un webinar que los haga volver por más

En un webinar, o un seminario web, las responsabilidades del anfitrión son más que superar el miedo escénico. La cantidad de colaboración y preparación que requiere un webinar es equivalente o mayor a la de un evento en vivo.

Ya sea que hablemos ante un público de diez o diez mil personas, hay algo en estar ante una multitud que hace que nos tiemblen las rodillas de miedo.

Con un poco de práctica, los oradores de eventos en vivo, a menudo nos volvemos más confiados y hábiles pero, ¿qué pasa si el evento se realiza en línea?

En el caso de un webinar, o un seminario web, las responsabilidades del anfitrión son más que superar el miedo escénico. La cantidad de colaboración y preparación que requiere un webinar es equivalente o mayor a la de un evento en vivo.

A continuación, repasaremos cómo crear un webinar y organizarlo de principio a fin.

Crea la estrategia para tu webinar

La creación de ideas y su ejecución en un webinar es a menudo la parte más emocionante del proceso.

Pero antes de que cualquier campaña o actividad de marketing se lance, los marketers necesitan dar un paso atrás y pensar estratégicamente. Todos y cada uno de los pasos dados para su webinar deben ser hechos con propósito e intención.

A continuación se presentan algunas de las cosas en las que deben pensar cuando se trata de tu propia estrategia de webinar.

Conoce a tu audiencia

Antes de que intentes proponer un tema, una gran parte de tu estrategia gira en torno a tu público.

¿Qué clase de público quieres que asistan a tu webinar? ¿Qué tipo de preguntas tienen? ¿Qué problemas necesitan resolver? ¿Con qué resultado quieres que se vayan?

Responder a este tipo de preguntas puede ayudarte a definir tu(s) cliente(s) ideal(es) para tu webinar y ayudarte en el resto de tu planificación y estrategia.

Elige tu objetivo

Antes de empezar con los tecnicismos, pregúntate a tí mismo y a tu equipo: “¿Qué esperamos lograr con este webinar?”

Las respuestas podrían ser alguna de las siguientes:

  • Construir la conciencia (awareness) de la marca
  • Crear contenido siempre verde (evergreen) para tus clientes
  • Aumentar tu lista de correo electrónico
  • Generar prospectos calificados

Cualquiera sea tu objetivo, mantenerlo consistente y claro desde el principio te ayudará a preparar mejor tu seminario web que, en última instancia, te ayudará a alcanzar tus metas. A partir de estos objetivos, también puedes establecer algunos indicadores clave (KPI) de rendimiento para ayudarte a informar sobre el éxito de tu webinar.

Prepárate antes de tu webinar

Podría decirse que la hora en la que hablas durante tu webinar no es la parte más difícil del proceso, sino la preparación. Aunque es larga y a veces frustrante, cuanto más te prepares tú y tu equipo para el webinar, más fácil será.

A continuación, algunas de las cosas que los anfitriones deben pensar para prepararse para el día de la transmisión.

Reúne un equipo

Ya se ha hecho antes: un webinar de un solo hombre, y volverá a suceder. Pero pregúntale a cualquiera que haya experimentado esto, y te dirán que es toda una hazaña.

Si tienes un equipo a tu disposición, aprovecha su ayuda. Incluso una sola persona que detecte tus errores, te ayude a promocionarte y a controlar la tecnología te quitará un poco de la carga que llevas sobre los hombros.

Nadie dijo que tuvieras que hacer esto por tu cuenta.

Escoje un tema apropiado

A veces, el tema de webinar será obvio. Otras veces, se necesitará un poco más de lluvia de ideas y colaboración para resolverlo.

Decidirse por un tema significa que hay que atenerse a él, y asegurarse de que es lo suficientemente específico como para no desviarse de él, pero no tan específico como para que el seminario dure 10 minutos.

A continuación se presentan algunas preguntas que te ayudarán a tener una idea más clara del tema.

¿Cuáles son algunas de las preguntas más frecuentes que escuchas de tu audiencia?

¿Hay alguna pregunta que tu CMO siempre se está haciendo? ¿Los clientes hablan con sus representantes de servicio al cliente sobre la misma solución una y otra vez?

Un webinar podría ser la plataforma perfecta para presentar ese tema y responder a la pregunta de una manera completa, informativa e interactiva.

¿Hay una entrada en un blog o un artículo que está en constante aumento de tráfico?

Sea lo que sea, ese artículo es uno en el que su público encuentra algún valor. ¿Por qué no reutilizar ese contenido y convertirlo en un webinar?

Hacer esto también ofrece a los miembros de la audiencia una forma fácil de hacer preguntas sobre el tema que podría haber sido más difícil de hacer si hubiera permanecido en un artículo.

¿Cuál es el tema del que la gente de su industria no puede dejar de hablar?

¿Hay alguna novedad en su industria sobre la que puedas proporcionar tu propia opinión? Las tendencias en tu industria están de moda por una razón: el tema es popular y genera conversación.

Por ejemplo, si eres un experto en UX y has notado que un sitio web popular acaba de recibir un tratamiento de rediseño masivo, un webinar podría ser la manera perfecta de desglosarlo para tu audiencia.

¿Tus vendedores tienen alguna sugerencia?

Los marketers no pueden estar al tanto de todo lo que tus clientes tienen que decir. Afortunadamente, hay otro departamento que tiene una gran cantidad de información sobre los clientes de tu negocio: ventas.

Todo el día (y a veces toda la noche), los representantes de ventas están charlando con tus clientes. Saben lo que les gusta a los clientes, cuáles son sus puntos débiles y cómo hacer que bajen por el embudo.

Alinear las ventas y el marketing no siempre es fácil, pero un webinar es la forma perfecta de tomar un café y obtener información para que el seminario sea lo más informativo y útil posible para tu público.

Elige tu formato

No hay dos webinars iguales. El formato de tu webinar depende del tema que elijas, así como de las preferencias personales que tú, tu equipo y tu empresa tengan sobre cómo te gustaría ser retratado ante un público.

Aquí están algunas de las opciones más comunes:

  • Presentador único: Una persona comparte su visión experta, consejos, y es responsable de responder a las preguntas de la audiencia.
  • Dos presentadores: Tener dos presentadores puede convertir el tema en una discusión y hacer que la audiencia se involucre aún más al proporcionar múltiples perspectivas y opiniones sobre el mismo tema.
  • Presentación de panel: Contar con tres o más presentadores se consideraría un panel, en el que varios expertos serían los anfitriones del seminario web y debatirían el tema en cuestión.
  • Entrevista: En lugar de presentar información a partir de diapositivas, traer a un líder de opinión como invitado es una gran manera de ampliar tu audiencia y aumentar tu autoridad. Si estás conectado con alguien conocido en la industria, estás un paso adelante del resto.
  • Demostración de producto: Si el tema de tu webinar es tu propio producto, un webinar con formato de demostración de producto o de tutorial es lo que mejor funcionará en este caso.

Crea tu página de aterrizaje

Una vez que hayas decidido y confirmado el tema, el formato y los invitados, tendrás que crear una página de aterrizaje. Haciendo esto le dará a la gente un lugar a donde ir cuando quieran aprender más sobre tu webinar y también será el lugar donde la gente puede dejar su información para registrarse.

Tu página de aterrizaje debe incluir cosas como:

  • La fecha y la hora de tu webinar
  • La duración prevista
  • Un resumen de lo que los asistentes pueden esperar aprender o llevarse
  • Información sobre el orador o los oradores
  • Un botón o formulario de registro

Incluir todos estos elementos en tu página de aterrizaje le da al espectador una idea completa de lo que puede esperar de tu evento en línea.

El formulario principal

Uno de los elementos de tu página de aterrizaje será un formulario principal, en el que los visitantes pueden dejar su información a cambio de un asiento en tu webinar. La información proporcionada determinará si son o no prospectos calificados que valen la pena pasar a tu equipo de ventas.

Hay una delgada línea entre tener una gran cantidad de información para pasar al equipo de ventas y pedir demasiado a tus visitantes. Pedir demasiada información podría alejar a los visitantes, mientras que no pedir suficiente información no le dará al equipo de ventas nada con lo que trabajar.

Para evitar cruzar esta línea, solicita sólo la información más esencial como el nombre y la dirección de correo electrónico de los interesados en tu webinar para crear más confianza. Con el tiempo, los clientes potenciales calificados serán los que te proporcionen información adicional como un número de teléfono.

Promoción

El hecho de que hayas creado un gran contenido no significa que alguien se apunte para escucharlo.

Sólo porque tengas un líder de opinión conocido no significa que alguien sepa que estás haciendo una aparición como invitado. Y sólo porque hayas diseñado una página de aterrizaje no significa que alguien vaya a aterrizar en ella.

Es poco probable que tu webinar tenga una audiencia ideal sin un esfuerzo de promoción extra alrededor.

En lo que respecta a la búsqueda orgánica, ¿qué tan buscable es tu título? ¿Cómo vas a publicitar tu webinar? Campañas por correo electrónico, anuncios pagados, apariciones constantes en los medios sociales, comarketing – cualquiera que sea el método que elijas, asegúrate de que tu estrategia de promoción es sólida antes de seguir adelante.

El 57% de las inscripciones en los webinars se realizan a través de campañas de correo electrónico.

Fuente: GoToMeeting

Elije tu plataforma de webinar

Hay una gran variedad de software de webinars disponibles para que los anfitriones puedan elegir para su primer evento. Cuando estés tratando de decidir en qué software invertir, asegúrate de considerar cosas como:

  • El precio del producto
  • Facilidad de uso tanto para tí como para tu público
  • La cantidad de asistentes permitida
  • La cantidad de presentadores permitidos
  • La capacidad de capturar prospectos
  • La disponibilidad de los reportes
  • La capacidad de grabar las sesiones
  • Las características adicionales disponibles
  • Lo que los usuarios anteriores han dicho sobre el producto

Ningún software de webinar es perfecto, pero cada uno tiene sus propias capacidades que lo hacen único de sus competidores. Asegúrate de leer las descripciones y revisiones a fondo antes de tomar una decisión.

Las 12 mejores plataformas de webinar para llevar tu negocio al siguiente nivel

Ten un guión

No importa lo bien que creas que conoces tu presentación, tener un guión puede ayudarte a largo plazo. No sólo te dará a tí y a tu audiencia un marco de lo que puede esperar de tu presentación, sino que también te mantendrá en el camino.

La creación de una presentación de diapositivas no es algo que todos los webinars puedan necesitar, pero el guión no es opcional.

Asegúrate de que estás:

  • presentándote. No hay mejor manera de presentarte a tí mismo y a otros anfitriones que al principio del evento. Asegúrate de proporcionar nombres y biografías cortas de tí mismo y de cualquier invitado adicional que puedas tener, incluyendo antecedentes profesionales y cualquier logro relevante. Puede parecer un poco gracioso decir algunas de estas cosas sobre tí mismo, pero recuerda que aunque te parezca una fanfarronada, te estás posicionando como una autoridad para tu audiencia.
  • contando una historia. Ahora no es el momento de acaparar tu creatividad. Contar una historia es una manera estupenda de empezar a crear confianza con tu público. Si estás comenzando una demostración, cuenta la historia de cómo llegó a existir el producto. Si estás compartiendo una nueva idea, empieza por el principio. El reconocimiento de haber comprendido un problema y luego compartir cómo lo superaste te convertirá en una fuente confiable de consejos.
  • proporcionando una agenda. A todo el mundo le gusta saber lo que está por venir, y el guión debe incluir un poco sobre cuál es tu plan para el webinar.
  • desglozando lo que los asistentes aprenderán por secciones. Comparte el tipo de información que pueden esperar y divídela en secciones. Al igual que la contraportada de un libro, esto le da a tu audiencia un vistazo de lo que se avecina.
  • proporcionando un incentivo. Tu audiencia te escuchará durante un largo período de tiempo. Si se van sin nada, no volverás a saber nada de ellos. Es difícil saber qué tipo de información encontrará valiosa cada individuo, pero recompensarlos con algo especial es algo que a todos les encanta. Asegúrate de que al final del seminario web, le darás a tu audiencia una dulce para llevar único, ya sea un descuento exclusivo en un producto, un libro electrónico gratis o una sesión individual.

Haz un simulacro

Como lo harías en cualquier otra presentación, es imprescindible realizar un webinar antes del gran día. Esta es una gran oportunidad para que cualquier bache en el camino se suavice: confusión de software, problemas técnicos y cambios en el guión son todos los obstáculos que podrían ser superados con antelación en lugar del día D.

No tienes que ser un genio de la tecnología para saber cómo configurar un webinar, pero cuanto más familiarizado estés con tu equipo y tu presentación, más respeto te ganarás de aquellos que se toman el tiempo de su día para escucharte.

En el caso de un webinar, desafortunadamente, la práctica puede que nunca sea perfecta. No importa cuántas veces ensayes tu presentación o cuántas horas pases navegando por el software y sus características, siempre habrá una posibilidad de que algo salga mal.

En esta etapa, lo mejor que puedes hacer es prepararte para esas situaciones y aceptar al mismo tiempo que siempre puede haber una posibilidad de que surjan problemas.

Toma nota de este proceso

Si estás haciendo un webinar por primera vez, y va bien, no vas a querer olvidar los pasos que diste hacia el éxito. En el futuro, tener un proceso documentado de los pasos que diste para preparar tu primer webinar te ayudará con el segundo, y así sucesivamente.

La creación de este documento en una lista de control desglosada para cada fase de preparación te ayudará a mantenerte organizado y a que los futuros locutores de tu empresa sigan un proceso estandarizado que siempre se puede editar para mejorarlo.

Durante tu webinar

¡Es el gran día! Haz hecho todo lo que puedes para prepararte para esto, pero todavía hay algunas cosas que deberías hacer durante tu webinar para asegurarte de que tu audiencia seguirá volviendo por más.

Ponte de pie

En tu mente, imagínate entre el público en un evento en vivo. Mira al presentador: ¿están sentados? Probablemente no.

Sentarse mientras se realiza el seminario puede parecer una decisión fácil de tomar, pero los profesionales advierten contra esto una y otra vez. Hay dos razones por las que debes estar de pie durante tu presentación.

La primera es por tu propio bien. Un estudio indica que estar de pie permite un pensamiento más claro y una atención más enfocada. Estar de pie durante una presentación te ayudará a mantenerte enfocado en tus diapositivas y en tu guión, así como a responder preguntas de una manera significativa e intencional.

La segunda razón es para tu audiencia. Ya sea que te hayas imaginado a esa persona en un salón de clases o en el escenario, es muy probable que tú estés físicamente por encima de tu audiencia, emitiendo así un sentido de autoridad.

Compartir la autoridad con tu público puede parecer algo agradable, pero en un webinar, la gente se ha registrado para escuchar, no para participar. El hecho de no ponerse de pie durante una presentación inmediatamente nivela al presentador con el público, lo que hace más difícil que el orador mantenga la palabra.

En otras palabras, si tienes los medios para estar de pie mientras presentas tu webinar, hazlo.

Presta atención a tu público

Si estuvieras en la audiencia de tu propio webinar, ¿te irías sintiéndote educado? ¿Iluminado? ¿Comprometido? ¿O te irías sintiéndote aburrido, confundido y resentido?

Esperemos que no sea la última opción, y deberías hacer todo lo posible para evitar que tu propia audiencia se sienta así también.

Incluso si el tema de tu webinar gira en torno a la educación, usa esto como una oportunidad para educar y entretener a tu audiencia. Esto puede hacerse de varias maneras:

  • Comienza con una historia
  • Deja espacio para preguntas y respuestas
  • Proporciona estadísticas interesantes
  • Mantener un tono de conversación
  • Usa el humor

Este webinar no debería ser una reunión que podría haber sido un correo electrónico, es una oportunidad para que seas genuino, creativo y te conectes con tu público, de primera mano. Los futuros clientes podrían estar al otro lado de la pantalla, así que haz que tu presentación sobresalga.

Deja espacio para las preguntas

No importa el contenido o la duración de tu presentación, siempre es seguro asumir que al menos un miembro de tu audiencia tendrá una pregunta. Deje espacio para las preguntas a propósito en tu presentación.

Esto podría verse diferente dependiendo de tu presentación y tu contenido: algunos anfitriones podrían querer dejar espacio para preguntas después de cada sección de su presentación, mientras que otros podrían querer recorrer toda su presentación y dejar espacio para preguntas al final.

Después de tu webinar

El trabajo no se termina después de que hayas agradecido a tu público por asistir. Si estás tratando de hacer un gran webinar, vas a querer hacer algunas cosas después de que tu presentación llegue a su diapositiva final.

Actualiza tu página de aterrizaje

La integración de tu software de CRM con tu software de webinars va a ser útil para este paso. Ahora es el momento de tomar nota de quién se registró, quién asistió y quién se retiró.

Luego, asegúrese de haber etiquetado correctamente todos los prospectos del webinar con el evento. Si tu webinar resulta en un negocio concretado, deberías ser capaz de probarlo.

Si planeas compartir tu webinar después del evento, ahora es el momento de subir la grabación a tu página de aterrizaje.

La copia de tu página de aterrizaje debe ser actualizada para reflejar que el evento ha pasado y el registro está cerrado. En su lugar, esta página ahora podría albergar el evento grabado.

Envía un correo electrónico de seguimiento

Cuando envíes tu correo electrónico posterior al evento, aproximadamente 24 horas después del mismo, podrás contactar a todos los que se registraron, incluyendo a los que se perdieron el evento.

En la era de la personalización, es crucial que se redacten al menos dos correos electrónicos separados: uno para los que sí asistieron y otro para los que no. De esta manera, se puede agradecer a los asistentes su participación y proporcionar a los que se perdieron el evento una grabación o transcripción.

Tu webinar nunca termina realmente. A continuación se presentan algunos de los pasos que puedes dar para mantenerlo vivo.

Nunca dejes de promocionar tu webinar

El hecho de que el webinar en vivo haya terminado no significa que el contenido se convierta de repente en algo sin sentido. Mantener una versión grabada del webinar en una página de aterrizaje es una pieza de contenido evergreen que incluso puede ser trabajado en tu horario habitual de redes sociales.

Siempre hay que medir el impacto

Ingresar a tus registrados en tu CRM y etiquetarlos con tu evento es sólo el comienzo del proceso de seguimiento.

Vuelve a menudo y toma en cuenta cualquier prospecto calificado de ventas y conversiones que resultó del webinar. Además, programa un horario regular para tomar nota de la cantidad de visitas de tu página de aterrizaje.

La medición regular de estas métricas asegura que estas siguiendo con precisión cosas como la tasa de conversión y haciendo los ajustes que sean apropiados.

Crea contenido adicional

No te detengas en publicar una grabación de tu webinar en una página de aterrizaje – todos y cada uno de los pedazos de tu webinar pueden ser reutilizados en otros activos.

Las transcripciones, las entradas del blog y los recursos de mensajería pueden ser extraídos de un solo webinar. Además, su webinar puede proporcionarte cosas como listas de control, hojas de consejos e incluso infografías si estás dispuesto a tomarte el tiempo para ser creativo.

La mejor medida del éxito de un webinar no es sólo el impacto inmediato, ya que los webinars tienen una vida útil mucho más larga que el tiempo de grabación inicial. Dedica algún tiempo a ver cómo puedes trabajar con los materiales que haz creado para tí mismo para crear aún más activos para tu audiencia.

Resumiendo

Organizar un webinar es algo más que conocer tu presentación; es conocer tu audiencia, tecnología y métricas.

La preparación del webinar implica más que el seminario en sí mismo, y es importante cumplir con cada uno de los pasos de este artículo para asegurarte de que estás haciendo un gran trabajo tanto para tu negocio como para tu audiencia.

Por Sebastian Perez

Consultor de tecnología y negocios para emprendedores y startups

1 respuesta en “Cómo organizar un webinar que los haga volver por más”

Excelente y detallada información de gran valor con todos los pasos a seguir. Mi reto al emplear un webinar gratuito para luego mostrar que tengo un curso que soluciona los puntos de dolor del participante, es crear ese balance entre brindar suficiente información sin darlo todo. Por otro lado, lo que mencionas de tener un equipo, lo aprendí dolorosamente cuando con un salón de más de mil participantes, me falló la plataforma y perdí a mi público. Sale mucho mejor cuando te concentras en tan solo un area: Tu presentación y mantener a tu público conectado contigo. Gracias, Sebastián por este artículo.

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